Những lợi ích của tổng đài Voice IP cho doanh nghiệp là điều bạn nên tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.

Khi đầu tư và nâng cấp cho hệ thống thông tin liên lạc, hầu như mọi doanh nghiệp đều muốn đạt được hiệu quả cao hơn cho hoạt động kinh doanh. Và thực tế đã chứng minh tổng đài Voice IP chính là trợ thủ đắc lực trong sự thành công của nhiều công ty ở nước ta.

Thế nào là tổng đài Voice IP?

Voice IP hay VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol. Nó có nghĩa là Truyền giọng nói trên giao thức IP. Đây là công nghệ hiện đại sử dụng bộ giao thức TCP/IP để truyền tiếng nói của con người qua mạng máy tính. Thông qua các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet), Voice IP sẽ truyền tải thông tin dưới dạng mã hoá của âm thanh.

Tổng đài Voice IP hay còn gọi là tổng đài VoIP, tổng đài IP (IP-PBX) có đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Người dùng còn có thể tích hợp thêm các phần cứng khác để nâng cấp tổng đài tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

9 lợi ích của tổng đài Voice IP cho doanh nghiệp là gì?

1. Tiết kiệm chi phí

Nhiều doanh nghiệp hướng tới tối ưu hóa lợi nhuận, trong khi chi phí đầu tư cần được giữ ở mức thấp nhất có thể. Nếu dùng hệ thống đường dây điện thoại truyền thống, chi phí cho mỗi phút cuộc gọi là quá tốn kém. Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng VoIP sẽ được trút bỏ mọi lo lắng về phí đường dài, mua sắm các loại trang thiết bị đắt tiền hoặc bảo trì.

Lý do đơn giản là bởi tất cả lưu lượng thoại và dữ liệu đều được tích hợp vào một mạng. Dữ liệu liên lạc trở thành các gói dữ liệu và được gửi qua mạng IP. Mạng IP đem lại nhiều sự tiện dụng khi có thể kết nối IP trực tiếp với bên cung cấp dịch vụ điện thoại, kết nối Internet hiện tại của doanh nghiệp hoặc kết hợp cả hai cách.

2. Phạm vi tiếp cận toàn cầu

Thông qua mạng máy tính, tổng đài VoIP cho phép nhân viên sử dụng từ xa các dịch vụ thoại, fax và dữ liệu của văn phòng. Điều này có nghĩa là dù văn phòng ở trong hay ngoài nước đều có thể sử dụng VoIP. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn để mở rộng thị phần kinh doanh.

3. Đơn giản hóa quy trình

VoIP rất thân thiện với người dùng cả trong quy trình sử dụng hay lưu trữ dữ liệu. Vậy nên, khi tổ chức hội nghị, mạng dữ liệu này là lựa chọn hàng đầu, cho phép những người mới bắt đầu sử dụng cũng không cần đến sự hỗ trợ của bất kỳ chuyên viên nào.

Ngay cả việc di chuyển tổng đài VoIP cũng được đơn giản hóa. Ở hệ thống điện thoại truyền thống, một số duy nhất bắt buộc được gán cho mỗi một dòng, và nếu có chuyển đổi các số đó thì khá phức tạp. Việc này sẽ không xảy ra đối với VoIP vì các số được chuyển đổi nhanh chóng, góp phần giúp bạn không bỏ lỡ thời cơ kinh doanh.

4. Độ linh hoạt cao

Bạn có thể tích hợp dễ dàng các phần mềm như email, e-fax và hội nghị từ xa vào VoIP qua mạng internet. Nhờ vậy mà khi dùng tổng đài VoIP, bạn vẫn truy cập được các ứng dụng khác để thực hiện được nhiều tác vụ đa dạng.

Hơn nữa, nếu lựa chọn đồng bộ hóa tất cả các thiết bị, bạn còn được phép truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi để giải quyết công việc ở bất cứ nơi đâu.

5. Giao tiếp hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp khẳng định VoIP là giải pháp gọi thoại hoàn hảo, đảm bảo chất lượng âm thanh tuyệt vời. Ngoài ra, tổng đài còn giúp nâng tầm chất lượng cuộc gọi thoại với các tính năng nổi bật, gồm kiểm tra người tham gia, tắt tiếng cá nhân, sử dụng “giơ tay” khi có người tham gia đặt câu hỏi,… Do đó, những người sử dụng Voice IP để trao đổi thông tin luôn dễ dàng lắng nghe cũng như hiểu rõ ý lẫn nhau.

6. Nhiều tính năng đa dạng

Là một hệ thống liên lạc hiện đại phù hợp với mô hình doanh nghiệp, VoIP sở hữu hàng loạt tính năng hữu ích. Những tác vụ thiết yếu như đính kèm tài liệu, gửi email thư thoại, ghi âm cuộc gọi, tiến hành cuộc họp ảo, chia sẻ dữ liệu qua hội nghị video,… đều có trong VoIP.

Vì thế, tổng đài Voice IP tạo điều kiện để doanh nghiệp tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị một cách chuyên nghiệp. Chẳng những thế, nhân viên còn có thêm thời gian để tập trung giải quyết tốt hơn khối lượng công việc của mình.

7. Sử dụng băng thông tốt hơn

Tổng đài VoIP lấp đầy khoảng trống thông tin trong cuộc hội thoại bằng dữ liệu từ những người tiêu dùng băng thông khác. Nguyên lý hoạt động này giúp VoIP tận dụng tối đa tài nguyên của doanh nghiệp. Hơn nữa là nó cho phép nén, loại bỏ những câu từ dư thừa, đảm bảo chất lượng cuộc gọi ở mức tốt nhất.

8. Dễ dàng cài đặt và bảo trì

Điện thoại truyền thống dễ cài đặt và bảo trì. Nhưng đối với VoIP, sự dễ dàng và thuận tiện còn vượt xa hơn thế! 

Vì sao vậy? Đó là do VoIP sử dụng phần mềm thay vì phần cứng. Vậy nên người dùng dễ dàng thêm các thành phần mới và mở rộng cơ sở hạ tầng. Bạn chỉ cần truy cập vào giao diện điều khiển người dùng cá nhân thông qua web, rồi thay đổi các tính năng, tùy chọn và dịch vụ. Hoàn toàn không phải nhờ cậy đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

9. Đáng tin cậy

VoIP đảm bảo an toàn cho mọi doanh nghiệp. Trong trường hợp điện thoại văn phòng không sử dụng được do thiếu mạng, cuộc gọi luôn có thể được chuyển tiếp đến điện thoại di động hay các thiết bị khác. Thế nên, dù có cúp điện hay thời tiết xấu, tổng đài VoIP vẫn là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp.

Tổng đài Voice IP đủ khả năng đáp ứng được nhiều nhiệm vụ quan trọng trong một doanh nghiệp, bao gồm kết nối liên lạc nội bộ, giám sát cuộc gọi, trả lời tự động,… với chi phí cực kỳ tiết kiệm. Mong rằng các lợi ích của tổng đài Voice IP cho doanh nghiệp nêu trên sẽ giúp bạn yên tâm khi sử dụng dịch vụ này.