Vào tháng 4 năm 2020, tình hình dịch bệnh do virus Covid 19 gây ra có nhiều diễn biến phức tạp trên toàn thế giới. Lời khuyên cho mọi người là nên ở nhà để tránh dịch, và một số công ty, văn phòng cho phép nhân viên của họ đem công việc về nhà để làm. Để quản lý cũng như hỗ trợ nhân viên làm việc tại nhà thật tốt thì có một số phần mềm hỗ trợ như lên lịch làm việc, kiểm soát tiến độ cũng như chất lượng hiệu suất công việc mà không cần phải gặp mặt trực tiếp tại văn phòng. Cùng bỏ túi 10 công cụ hỗ trợ nhóm/doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả năm 2020 qua bài viết dưới đây:

Công cụ quản lý công việc dự án

ProofHub

ProofHub là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến được hàng trăm nhóm từ xa tin tưởng để chia sẻ mọi thông tin, công việc trong một không gian cụ thể. Các thành viên trong nhóm có thể có các tương tác liền mạch với các đồng đội và khách hàng.

ProofHub đi kèm với rất nhiều tính năng như thảo luận, trò chuyện để chia sẻ phản hồi và quản lý dự án từ xa chỉ ở một vị trí trung tâm.

SlimCRM

SlimCRM là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp ưa thích vì có thể giúp họ tiết kiệm chi phí cho phép làm việc từ xa mà vẫn có thể trao đổi công việc với nhân viên trong team, chăm sóc khách hàng, cập nhật tức thì, theo dõi tài chính.

SlimCRM tạo thông báo khi quản lý giao việc cho thành viên trong team, tự động báo cáo tình trạng kết quả công việc, mọi người trong nhóm có thể trao đổi bình luận online dù không làm việc trực tiếp tại công ty. Đồng thời, nhân viên hỗ trợ các yêu cầu từ khách hàng tức thì, khách hàng cũng có thể xem thông tin dự án trực tiếp trên phần mềm. Hệ thống cập nhật thông tin ngay khi có sự biến đổi tài chính, cập nhật thu chi, thanh toán. Hiện SlimCRM đã có app IOS và Android để khách hàng trải nghiệm sản phẩm toàn diện nhất.

Basecam

Basecamp là một lựa chọn phổ biến của các nhà quản lý, đội nhóm, freelancer và agency vì chức năng đơn giản, thiết kế gọn gàng và nhiều tính năng ưu việt. Đó là giải pháp giúp bạn quản lý dự án và giao tiếp với khách hàng tiện lợi, cung cấp nhiều tính năng và công cụ để chia sẻ ý tưởng, tổ chức các cuộc hội thoại trong cùng một không gian online.

Hạn chế của Basecamp là không có khả năng lưu trữ chủ đề, không có nhiệm vụ, không phân cấp nhóm chuyên nghiệp, chỉ tích hợp bên ngoài.

Công cụ cộng tác nhóm

Slack

Slack là một công cụ nhắn tin từ xa mà mọi người đều yêu thích. Cho phép bạn chia sẻ ý tưởng, nhận xét trong thời gian thực để mọi thứ diễn ra nhanh chóng. Bạn có thể có tất cả thông tin liên lạc nhóm dù đang ở nơi đâu khi có Slack. Khi các thành viên ở xa, họ có thể sử dụng các kênh Slack để nhắn tin và cộng tác tức thì. Hiện công cụ này đã được ứng dụng cho cả iOS và Android.

Dịch vụ lưu trữ Cloud

Google Drive

Google Drive là công cụ quá quen thuộc với giới văn phòng, là nền tảng lưu trữ tất cả các tệp, tài liệu thông tin tập trung và an toàn. Các nhân viên từ xa có thể lưu trữ và chia sẻ tài liệu, bảng tính và trình bày slide. Drive có thể được sử dụng để báo cáo về số liệu hàng tuần. Ngoài ra, các tệp Google Drive có thể được đồng bộ hóa trên các thiết bị, vì vậy các cá nhân có thể xem và cập nhật chúng từ mọi nơi.

Dropbox

Dropbox là không gian làm việc hiện đại, cung cấp các tính năng khác nhau để quản lý nhân viên từ xa. Nhân viên từ xa có thể dễ dàng đồng bộ hóa, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu. Hệ thống lưu trữ đám mây này có API rất hữu ích cho các cộng tác viên từ xa. Nó cho phép chia sẻ các tệp lớn – powerpoint, photoshop, phác thảo với bất kỳ ai.

Công cụ tăng năng suất

Todoist

Công cụ Todoist cung cấp tất cả các tính năng cốt lõi bao gồm các tác vụ, nhiệm vụ, cho phép bạn tạo dự án, thêm ghi chú và tải lên tệp, đặt lời nhắc, và biểu đồ năng suất.

Công cụ quản lý thời gian

Team work

Teamwork là công cụ cho phép bạn lập hóa đơn tất cả thời gian và chi phí theo dõi công việc theo giờ giúp tăng năng suất của nhóm. Bạn có thể tạo báo cáo thời gian tùy chỉnh về thời gian đăng nhập vào dự án, xuất báo cáo và các mục nhật ký thời gian của bạn dưới dạng Excel, CSV hoặc PDF.

Hub Staff

Bạn có thể theo dõi những nhiệm vụ nhân viên đang làm trong một thời gian nhất định. Các tính năng khác cũng hỗ trợ tối đa theo dõi hiệu suất làm việc từ xa như: bảng chấm công trực tuyến, lập lịch cho nhân viên, ghi lại màn hình, giám sát nhân viên, phần mềm tính lương, theo dõi GPS, lập hóa đơn trực tuyến và lập ngân sách dự án, và nhiều hơn nữa.

Tạo cuộc gọi video và chia sẻ màn hình

Appear.in

Appear.in cho phép các nhóm từ xa làm việc hiệu quả với sự hợp tác video dễ dàng. Các nhóm chỉ cần tạo một liên kết, chia sẻ liên kết qua email hoặc chat.

Các tính năng khác :

• Không cần đăng ký hoặc tải xuống
• Cuộc trò chuyện video nhóm
• Chia sẻ màn hình đơn giản
• Tham gia từ bất kỳ thiết bị nào

Ngoài ra còn có thêm một số công cụ khác như:

– Ghi chú công việc: Evernote

– Khen thưởng nhân viên: Wooboard

– Làm việc theo nhóm: Time doctor, Trello

– Ghi nhận phản hồi nhanh chóng: Chimp or Champ

– Quản lý bài đăng trên mạng xã hội: Hootsuite