Áp dụng các mẹo tối ưu hóa tổng đài Voice IP sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng hết mọi tính năng của hệ thống, từ đó thu được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Để biết rõ “bí kíp” tối ưu hóa tổng đài Voice IP vào hệ thống điện thoại văn phòng, mời bạn theo dõi nội dung bài viết sau.

4 mẹo tối ưu hóa tổng đài Voice IP 

1. Đào tạo nhân sự

Bạn cần một hệ thống thông tin liên lạc chất lượng cao với công nghệ tiên tiến nhằm thực hiện công tác đào tạo nhân sự. Bằng cách này, doanh nghiệp không cần sử dụng email mà vẫn có thể chia sẻ và lưu trữ các thông tin thiết yếu.

Thay vì sử dụng thêm một hệ thống khác, khi tận dụng tối đa những chức năng trong một hệ thống, doanh nghiệp hạn chế được tình trạng giảm năng suất. Đồng thời, khả năng bị lộ thông tin qua email sẽ ít hơn, góp phần nâng cao tính bảo mật cho các thông tin nội bộ.

Các doanh nghiệp có thể yên tâm rằng hầu hết các hệ thống VoIP hiện nay đều được tích hợp tính năng chia sẻ tệp, hội nghị video, máy tính để bàn từ xa,v.v… Điều này hỗ trợ rất nhiều cho quá trình đào tạo nhân sự. Nhân viên chẳng những khai thác được hết những chức năng của VoIP mà còn làm việc hiệu quả hơn.

2. Tận dụng điện thoại di động

Nếu công ty gặp sự cố cúp điện đột ngột hay hệ thống điện thoại cố định bỗng bị trục trặc dù chỉ trong vài phút, thì khoảng thời gian “chết” đó đủ để gây tổn thất chi phí không nhỏ cho hoạt động kinh doanh.

Do đó, cách đơn giản để giảm thiểu rủi ro này chính là tận dụng chức năng tích hợp với các thiết bị di động có trong tổng đài Voice IP. Như vậy, dù hệ thống thông tin văn phòng không hoạt động, người dùng vẫn có thể gọi qua điện thoại di động đã liên kết với VoIP và hiển thị bằng số điện thoại công ty. Mặt khác, tính năng này cũng rất tiện dụng trong trường hợp khẩn cấp. Chẳng hạn, khi nhân viên đang ở nhà hoặc đi công tác xa, vẫn có thể sử dụng số điện thoại văn phòng để làm việc.

3. Hệ thống hóa các tệp lưu trữ

Hệ thống hóa các tệp lưu trữ dựa trên đám mây đi kèm rất cần thiết nếu bạn muốn tận dụng triệt để các chức năng của hệ thống điện thoại văn phòng. 

Để thực hiện việc này một cách quy củ, doanh nghiệp cần trang bị bộ quy tắc chung cho nhân viên. Hãy đảm bảo tất cả mọi người đều làm đúng theo một quy trình đặt tên, bao gồm ngày, tên tệp và ứng dụng khác có liên quan.

Hệ thống thư mục có tổ chức bài bản, rõ ràng sẽ hỗ trợ bạn rất đáng kể trong việc lưu trữ nhiều thông tin quan trọng.

4. Tùy chỉnh lời chào khách hàng

Nhiều khách hàng gọi điện cho doanh nghiệp thường mong muốn nhận được lời chào đón từ người thật, chứ không phải là robot tự động. Điều này mang lại cảm giác yên tâm, thỏa mãn nhu cầu được lắng nghe và thấu hiểu của quý khách hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp đừng nên bỏ qua bước tùy chỉnh cho lời chào ban đầu để tối ưu hóa hệ thống VoIP. Từ thiện cảm ban đầu, khách hàng có thể đánh giá cao sự chuyên nghiệp và gắn bó với doanh nghiệp hơn.

Tạm kết

Tối ưu hóa tổng đài Voice IP luôn là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù có quy mô lớn nhỏ ra sao. Không thể phủ nhận rằng, bên cạnh việc chọn đúng hệ thống Voice IP, sự đầu tư thời gian và công sức để phát huy hết ưu điểm của hệ thống sẽ mang lại cho bạn những lợi ích không nhỏ. Chúc bạn thành công trong việc tối ưu hóa tổng đài VoIP của mình khi ứng dụng những mẹo trên nhé!