Trong quản trị doanh nghiệp, có rất nhiều mô hình, học thuyết hay công cụ được nghiên cứu để đưa ra để ứng dụng. Mục đích của chúng là giúp các nhà quản trị có thể xây dựng đưa doanh nghiệp theo đúng mục tiêu ban đầu và phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.  Tùy theo mỗi doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức khác nhau, mỗi bên sẽ áp dụng một mô hình quản trị sao cho phù với doanh nghiệp của mình.

Đối với các công ty công nghệ lớn như Google, Twitter, LinkedIn… họ đã và đang áp dụng mô hình nào để phát triển lớn mạnh như vậy? Đó chính là mô hình OKR, OKR đã giúp Google từ công ty chỉ có 40 người phát triển thành một tập đoàn công nghệ mạnh nhất hiện nay. Vậy  những doanh nghiệp nào có thể áp dụng được mô hình OKR? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

A. OKR là gì?

OKR là viết tắt cho cụm từ tiếng anh Objectives and Key Results (tạm dịch: Quản trị theo mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, và hoạt động theo đúng như tên gọi của nó.

Khi ứng dụng OKRs, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc tính toán để tạo ra những kết quả then chốt (Key Results) nhằm hiện thực hóa mục tiêu (Objectives) trong thời hạn nhất định, thông thường sẽ tính theo quý. Ngoài ra, doanh nghiệp phải công khai minh bạch toàn bộ những mục tiêu và kết quả then chốt trong toàn nội bộ công ty.

Phương pháp OKR của FPT sử dụng lần đầu với mục đích thúc đẩy mỗi nhân viên FPT làm việc hăng say hơn, sáng tạo hơn để mang lại nhiều đổi mới. Hiện nay có rất nhiều cuốn sách về OKR với những thông tin về OKR cũng như mẫu OKR, phầm mềm OKR được sử dụng.

B. OKR mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Để áp dụng OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần phải có một định hướng rõ ràng về những gì cần phải thực hiện. Hệ thống Quản trị này bao gồm  với mỗi mục tiêu (Objective) tức thứ doanh nghiệp cần đạt được và cho ra 2-5 kết quả cụ thể (Key result) các kết quả này có thể được xác định và đo lường nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Cụ thể, OKR mang lại cho doanh nghiệp những giá trị như sau:

1- Liên kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ

OKR được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ cấp độ cá nhân cho đến các phòng ban đều sẽ có OKR. Từ đó giúp kết nối hiệu suất làm việc của tất cả với mục tiêu chung của công ty. Nhờ vậy ban lãnh đạo có thể đảm bảo được mọi người đang có chung một định hướng.

2- Tập trung vào những vấn đề thiết yếu

Với mỗi cấp độ trong doanh nghiệp thì OKR sẽ đưa ra từ 3 – 5 mục tiêu chính, giúp toàn bộ nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ và kế hoạch của từng cá nhân và cả phòng ban.

3- Tăng tính minh bạch

Như đã đề cập ở trên, OKR đảm bảo rằng tất cả nhân viên không phân biệt vị trí, cấp bậc đều nắm rõ và theo dõi được OKR của cả doanh nghiệp. Mọi nhân viên đều nắm rõ được công việc, kế hoạch của mỗi cá nhân và cả phòng ban, từ đó xây dựng được văn hóa minh bạch cho toàn công ty.

4- Nhân viên được trao quyền

Khi mọi mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch, giúp ban lãnh đạo nắm rõ được hoạt động trong công ty và đưa ra những quyết định chính xác. Về phía nhân viên, họ được tạo cơ hội để theo dõi kết quả công việc của cá nhân và cả phòng ban, tổ chức.

5- Đo lường được tiến độ hoàn thành mục tiêu

Tiêu chí đầu tiên của kết quả then chốt chính là khả năng đo lường được. Vậy nên thông qua công cụ OKRs, tiến độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, phòng ban hay toàn thể công ty sẽ được phản ánh chính xác, đầy đủ thông qua các chỉ số.

6- Tạo ra những kết quả vượt bậc

Khi ứng dụng OKRs, mục tiêu được đặt ra sẽ cao hơn so với ngưỡng năng lực. Nhờ vậy mà từng cá nhân, phòng ban có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc, góp phần cho toàn thể công ty đạt được những kết quả vượt bậc.

C. Bắt tay xây dựng chiến lược OKR cho doanh nghiệp

Xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh: Một lời khuyên hữu ích cho mọi doanh nghiệp là cần xác định rõ 2 khái niệm tầm nhìn và sứ mệnh, tránh mơ hồ hoặc nhầm lẫn với nhau. Lưu ý, tầm nhìn và sứ mệnh phải đảm bảo được tính dài hạn. Điều này cho thấy khả năng lãnh đạo của những người đứng đầu doanh nghiệp. 

Xác định OKR cụ thể: Để xác định OKR cho toàn thể doanh nghiệp, bạn nên tổ chức một buổi họp nơi mọi ý kiến của nhân viên đều được thu thập và tôn trọng. Những ý tưởng khả thi nhất sẽ được lựa chọn, số lượng OKR lý tưởng của các công ty có thể áp dụng vào thực tế nên rơi vào tầm từ 3 đến 5 OKR.

Đối với Mục tiêu (Objective)

• Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu
• Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung)
• Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

• Khi thiết lập kết quả then chốt, chúng cần đo lường được bằng chỉ số cụ thể. Ví dụ: Làm việc với 3 nhà phân phối (thay vì làm việc với bên phân phối chung chung)
• Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu là cả ngôi nhà, cần đạt được các kết quả then chốt mới có thể thực hiện được mục tiêu. Vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần

D. Các lỗi OKR thường gặp nhất

Trong quá trình triển khai OKR cho doanh nghiệp SME dưới đây là 7 sai lầm tôi thấy hầu hết
doanh nghiệp thường gặp phải, bao gồm:

• Sai lầm 01: Thiết lập kết quả then chốt không thể đo lường. Không đo lường được thì làm sao
  đánh giá hiệu quả?
• Sai lầm 02: Quá nhiều OKR hoặc kết quả then chốt: OKR không phải danh sách đồ cần mua
  khi đi siêu thị. Nó là đại diện của các ưu tiên hàng đầu của bạn.
• Sai lầm 03: Coi các nhiệm vụ là kết quả then chốt: Một kết quả then chốt không phải những
  gì bạn làm. Nó là kết quả thành công của những gì bạn đã làm.
• Sai lầm 04: Thiết lập mục OKR từ trên xuống: Tức từ sếp bổ đầu xuống cấp dưới. Tại một số
  doanh nghiệp lớn (nhiều cấp) quá trình thiết lập mục tiêu mất đến 2, thậm chí 3 tháng. Đây
  không chỉ là một sự lãng phí tài nguyên khổng lồ, mà nó còn khiến nhân viên không có mục tiêu
  rõ ràng trong một quý.
• Sai lầm 05: “Thiết lập xong Cô lập”: đừng coi OKR của bạn là kế hoạch cho năm mới. OKR cần
  phải là một phần văn hóa của tổ chức bạn và phải được theo dõi đều đặn.
• Sai lầm 06: Đưa OKR vào việc đánh giá lương thưởng. OKR không phải là một công cụ đánh
  giá nhân viên. OKR là một công cụ quản lý.
• Sai lầm 07: Cố gắng sao chép một công ty nào đó một cách mù quáng. Thực tế không có
  một cách duy nhất để áp dụng OKR. Ngay cả trong các nhóm khác nhau của Google cũng sử

Tham Khảo Thêm: Tài Liệu OKRS A – Z